Quando la stampante si ferma, si ferma l’ufficio: fatture, contratti, documenti da firmare. È anche uno dei motivi più frequenti per cui ci contattano. La buona notizia è che molti blocchi si risolvono in pochi minuti, se sai dove guardare. In questa guida trovi i controlli da fare da solo, le soluzioni ai problemi più comuni e cosa cambia quando le stampanti sono seguite da un servizio gestito.
In breve
- Prima di tutto chiedi a un collega se lui riesce a stampare. Se sì, il problema è sul tuo PC; se no, è la stampante o la rete.
- Guarda il display della stampante: carta inceppata, toner esaurito o sportello aperto sono indicati quasi sempre lì.
- Se la stampante risulta offline o “in pausa”, il blocco è spesso nella coda di stampa del PC: un documento in errore ferma tutti quelli dopo.
- Riavvia stampante e PC prima di aprire un ticket: se il problema resta, segnalacelo con le informazioni che trovi in fondo alla guida.
I 5 controlli da fare in due minuti
Questi controlli risolvono da soli una buona parte dei casi, e anche quando non bastano ci aiutano a capire subito dove sta il problema.
- La stampante è accesa e senza errori? Controlla il display o le spie: un messaggio di errore indica quasi sempre la causa.
- C’è carta nel cassetto giusto? Alcuni documenti, ad esempio in formato A3 o su carta intestata, vengono inviati a un cassetto specifico.
- I colleghi riescono a stampare? Se sì, il problema riguarda il tuo PC; se no, la stampante o la rete.
- Stai stampando sulla stampante giusta? Nella finestra di stampa controlla il nome della stampante selezionata: capita spesso di inviare il documento a una stampante di un’altra sede o a un PDF.
- Hai provato a riavviare? Spegni la stampante, aspetta trenta secondi e riaccendila. Poi riavvia anche il PC con il comando Riavvia.
La stampante risulta offline o in pausa
È il messaggio più frustrante, perché la stampante è lì, accesa, e il PC dice che non c’è. Le cause più frequenti sono tre: la stampante ha perso il collegamento alla rete, il PC l’ha messa in pausa dopo un errore, oppure è attiva per sbaglio l’opzione per lavorare offline.
Su Windows 10 e 11:
- apri Impostazioni > Bluetooth e dispositivi > Stampanti e scanner (su Windows 10: Dispositivi > Stampanti e scanner);
- seleziona la stampante e clicca su Apri coda di stampa;
- nel menu Stampante, togli la spunta da Sospendi stampa e da Usa stampante offline, se sono attive.
Se la stampante resta offline, controlla il cavo di rete o la connessione Wi-Fi della stampante (molti modelli la mostrano sul display). Una stampante che cambia spesso indirizzo in rete tende a “sparire” dai PC: è un problema di configurazione, da segnalare al supporto.
La coda di stampa è bloccata
La coda di stampa è la lista dei documenti in attesa di essere stampati. Funziona come una fila allo sportello: se il primo documento si blocca, tutti gli altri restano dietro, anche quelli inviati dai colleghi.
Come svuotarla:
- apri la coda di stampa come descritto nella sezione precedente;
- seleziona il documento in errore (di solito il primo della lista) e scegli Annulla dal menu Documento;
- se non basta, dal menu Stampante scegli Annulla tutti i documenti, poi invia di nuovo solo quello che ti serve.
A volte un documento resta nella coda con la scritta “Eliminazione in corso” e non sparisce più. In quel caso serve riavviare il servizio di stampa di Windows, un’operazione che richiede i permessi di amministratore: sui PC aziendali la fa il supporto, spesso da remoto e in pochi minuti.
Carta inceppata: come toglierla senza danni
L’inceppamento è il guasto più comune e, se gestito male, il più costoso: un frammento di carta rimasto dentro o un rullo forzato possono trasformare un fastidio in un blocco di diversi giorni in attesa della riparazione.
- Spegni la stampante e, se è laser, aspetta qualche minuto: l’unità di fissaggio raggiunge temperature elevate.
- Apri solo gli sportelli indicati dal display o dal manuale.
- Tira il foglio con entrambe le mani, lentamente, nel senso in cui la carta avanza normalmente.
- Controlla che non restino frammenti: anche un pezzetto piccolo causa nuovi inceppamenti.
- Non usare forbici, tagliacarte o oggetti metallici per raggiungere la carta.
Per evitare che si ripeta: non riempire il cassetto oltre il segno indicato, sventaglia la risma prima di caricarla, usa carta della grammatura prevista e conservala lontano dall’umidità. Se gli inceppamenti diventano frequenti, i rulli di trascinamento sono probabilmente usurati: è un intervento di manutenzione, non un problema da risolvere a mano.
Toner, inchiostro e altri consumabili. Ecco una tabella con i casi più frequenti
Il toner non è l’unico componente che si esaurisce. Molte stampanti laser hanno anche parti che durano di più ma vanno comunque sostituite, e che spesso vengono dimenticate.
| Consumabile | Segnale tipico | Cosa fare |
|---|---|---|
| Toner o cartuccia | Avviso “in esaurimento”, stampe chiare o sbiadite | L’avviso arriva in anticipo: è il momento di ordinare il ricambio, non di sostituirlo subito |
| Tamburo o unità immagine | Righe, puntini o ombre ripetute sempre nello stesso punto della pagina | Va sostituito: cambiare il toner non risolve |
| Vaschetta di recupero toner | Messaggio di vaschetta piena, stampante bloccata | Si sostituisce in pochi minuti seguendo le indicazioni del display |
| Kit di manutenzione e rulli | Inceppamenti frequenti, fogli presi due alla volta | Intervento tecnico consigliato |
| Testine (stampanti a getto d’inchiostro) | Righe bianche, colori mancanti | Avvia la pulizia testine dal menu della stampante; se l’inchiostro è secco, ripeti dopo qualche ora |
| Stampe con macchie di toner | Causate da toner non originali che in relativamente poco tempo possono rendere la stampante inservibile | Usare cartucce originali |
| NA | Righe bianche verticali su una fotocopia | Pulire il vetro dell’ADF |
Un consiglio pratico: tieni sempre un toner di scorta per le stampanti più usate. L’avviso di esaurimento lascia di solito qualche centinaio di pagine, ma in un ufficio con molti utenti finiscono in fretta.
La stampante stampa male: pagine bianche, righe, macchie
- Pagine bianche: su un toner nuovo, controlla di aver tolto il sigillo protettivo; su una stampante a getto d’inchiostro, avvia la pulizia testine.
- Stampe sbiadite: il toner è in esaurimento. Estrarlo e scuoterlo delicatamente da un lato all’altro può regalare ancora qualche pagina.
- Righe o segni ripetuti: se compaiono sempre nello stesso punto, la causa è quasi sempre il tamburo.
- Caratteri strani o pagine piene di simboli: è un problema di driver, non di stampante. Vedi la sezione successiva.
Driver e aggiornamenti: il problema invisibile
Il driver è il programma che permette al PC di “parlare” con la stampante. Quando è vecchio, sbagliato o danneggiato, i sintomi sono vari: stampe con caratteri incomprensibili, opzioni mancanti (fronte-retro, pinzatura, cassetti), stampante che funziona da un PC ma non da un altro, blocchi dopo un aggiornamento di Windows.
Anche la stampante ha un suo software interno, il firmware, che il produttore aggiorna per correggere errori e problemi di sicurezza. Una stampante di rete è a tutti gli effetti un computer collegato alla rete aziendale, e va trattata come tale.
Cosa non fare: scaricare driver da siti che non siano quelli del produttore, o installare programmi “per stampanti” trovati in rete. Sui PC aziendali, inoltre, l’installazione dei driver richiede di solito i permessi di amministratore: se pensi che il problema sia questo, segnalalo al supporto.
La scansione non arriva nella cartella o via email
Molte stampanti multifunzione inviano le scansioni direttamente in una cartella di rete o a un indirizzo email. Quando smettono di arrivare, le cause più comuni sono:
- è cambiata una password: la stampante usa credenziali salvate per scrivere nella cartella o inviare la posta, e dopo un cambio password non riesce più ad accedere;
- il file è troppo grande: scansioni lunghe o a colori ad alta risoluzione possono superare il limite degli allegati email;
- la cartella di destinazione è stata spostata o rinominata, oppure è cambiato l’indirizzo del server.
Sono tutte configurazioni da sistemare sulla stampante o sul server: se la scansione non arriva, segnalalo indicando a quale destinazione stavi inviando.
Stampanti monitorate: cosa cambia con un servizio gestito
Nella maggior parte degli uffici la stampante si guarda solo quando si ferma. Con un servizio di assistenza gestita, invece, le stampanti fanno parte dei dispositivi che teniamo sotto controllo ogni giorno, come i PC e i server. In pratica:
- monitoriamo lo stato delle stampanti: se una stampante va offline o segnala un errore, lo vediamo, spesso prima che qualcuno se ne accorga in ufficio;
- interveniamo sulla coda di stampa da remoto: puliamo i lavori di stampa bloccati o obsoleti che fermano tutti gli altri, senza bisogno di venire in sede;
- teniamo aggiornati driver e software quando serve, sui PC e sulle stampanti, per evitare incompatibilità dopo gli aggiornamenti di Windows e chiudere le vulnerabilità note.
Il risultato è che molti problemi di stampa vengono risolti prima di diventare un ticket. È lo stesso principio con cui lavoriamo su tutta l’infrastruttura: prevenire i fermi invece di rincorrerli.
Quando aprire un ticket (e cosa scriverci)
Se dopo i controlli rapidi la stampante continua a non funzionare, apri un ticket. Per risolvere più in fretta, indicaci:
- quale stampante (nome o posizione in ufficio) e da quale PC stai stampando;
- il messaggio di errore, sul PC o sul display della stampante: una foto con il telefono va benissimo;
- se i colleghi riescono a stampare sulla stessa stampante;
- se il problema riguarda un solo documento o tutti, e da quando è iniziato.
Con queste quattro informazioni capiamo subito se intervenire sul tuo PC, sulla stampante o sulla rete, e in molti casi risolviamo da remoto.
Domande frequenti
Perché la stampante risulta offline anche se è accesa?
Di solito il PC non riesce più a raggiungerla in rete, oppure l’ha messa in pausa dopo un errore. Apri la coda di stampa e togli la spunta da “Usa stampante offline” e “Sospendi stampa”; se non basta, controlla il collegamento di rete della stampante.
Come si sblocca la coda di stampa?
Apri la coda di stampa dalle impostazioni di Windows, annulla il documento in errore o tutti i documenti, poi invia di nuovo la stampa. Se un documento resta bloccato in eliminazione, serve riavviare il servizio di stampa: sui PC aziendali lo fa il supporto.
Perché la stampante stampa pagine bianche?
Su un toner nuovo, spesso non è stato tolto il sigillo protettivo. Sulle stampanti a getto d’inchiostro, le testine possono essere ostruite: avvia la pulizia dal menu della stampante.
Si possono usare toner compatibili?
Dipende dal modello e dal contratto di assistenza della stampante. I compatibili costano meno, ma la qualità varia molto tra produttori e alcuni modelli segnalano errori con cartucce non originali. Prima di cambiare, chiedi al tuo supporto.
Perché la scansione via email ha smesso di funzionare?
La causa più frequente è un cambio password: la stampante usa credenziali salvate per inviare la posta. Altre cause sono file troppo grandi o una destinazione modificata. Va sistemata la configurazione della stampante.
Ogni quanto va fatta la manutenzione della stampante?
Dipende dal volume di stampa. In generale, se gli inceppamenti diventano frequenti o la qualità peggiora anche con toner nuovo, è il momento di un intervento di manutenzione su rulli e componenti interni.